Ich erstelle einen Headcount Report für eine fiktive Firma und beschreibe hier die einzelnen Schritte. Es geht darum, möglichst schnell und unkompliziert etwas zusammenzustellen. Es soll natürlich auch den Bedürfnissen des CEOs entsprechen und jeden Monat mit wenig Aufwand wiederverwendet werden können.

Warum dieses Projekt?

Ich beschäftige mich im Moment intensiv mit dem Thema People Analytics. Damit es aber nicht nur bei der Theorie bleibt, werde ich meine Kenntnisse in dieses (fiktive) Projekt einfliessen lassen.

Und im Sinne eines MVPs werde ich auch versuchen, mich auf das Minimum zu beschränken. Die vielen zusätzlichen Ideen, die ich jetzt schon habe, werde ich im Moment einfach im Hinterkopf (und in meinen WorkFlowy-Notizen) aufbewahren.

Grundsätzliche Überlegungen

Bedürfnis des Kunden

Der CEO fragt immer wieder: «Wieviele Leute arbeiten eigentlich für uns?» Er fragt unregelmässig, aber trotzdem immer wieder.

Ad hoc Reports bedeuten immer einen zusätzlichen Aufwand. Man muss jedes Mal wieder mehr oder weniger bei Null anfangen. Und da es der CEO immer sofort wissen will, müssen wir jeweils alles andere stehen und liegen lassen. Das ist ineffizient und oft auch frustrierend.

Mögliche Lösung

Wir könnten dem CEO einen monatlichen Headcount Report schicken.

Vorteile für den CEO

• er verfügt jederzeit über (relativ) aktuelle Informationen
• er muss nicht mehr jedes Mal nachfragen

Vorteile für uns

• wir müssen weniger Ad hoc Reports spontan zusammenbasteln
• ein klarer Prozess verringert Aufwand und Fehlerwahrscheinlichkeit (und schont die Nerven)

Planung der nächsten Schritte

Wenn wir dem CEO einfach irgendeinen Report schicken, entspricht das vielleicht gar nicht seinen Bedürfnissen. Und wenn wir das Ganze nicht von Anfang an gut überlegen und vorbereiten, werden wir in Zukunft immer wieder unnötig Zeit vergeuden. Gleichzeitig soll es aber auch jetzt schon möglichst einfach und unkompliziert sein.

Deshalb werden wir gemäss den folgenden Prinzipien vorgehen:

• Measure twice, cut once.
• The 7 Ps: Proper preparation and planning prevents piss-poor performance.
• KISS: Keep it simple, stupid!

Und so sehen die nächsten Schritte aus:

Phase 1

• Schritt 1: Bedürfnisse und Situation
  (Was braucht der CEO? Haben wir wirklich verstanden, was er braucht?)
• Schritt 2: Erarbeitung eines Vorschlags
  (keine Details, einfach etwas Klares, aber Grobes vorschlagen)
• Schritt 3: Vereinbarung des Auftrags mit dem Kunden
  (hat er verstanden, was wir ihm liefern werden? Ist er damit wirklich einverstanden? Am besten gleich schriftlich bestätigen lassen)

Phase 2

• Schritt 4: Daten sammeln und sichten (extract)
  (welche Daten sind verfügbar, wie können wir darauf zugreifen?)
• Schritt 5: Daten bereinigen (transform)
  (Power Query FTW! Jetzt Zeit investieren und in Zukunft (hoffentlich) nur noch auf «Aktualisieren» klicken)
• Schritt 6: Daten für den Report bereitstellen (load)
  (die Daten sollten jetzt okay sein. Also «nur» noch ein paar Pivot-Tabellen für die Reports vorbereiten)
• Schritt 7: Report erstellen
  (ein kleines Dashboard mit Grafiken. Im Moment ohne Datenschnitte und Zeitachsen. Später vielleicht interaktiv)

Phase 3

• Schritt 8: Prozess definieren und dokumentieren
  (was haben wir bisher gemacht, wie können wir es anwenden?)
• Schritt 9: Monatlichen Prozess durchspielen
  (Schritt für Schritt: wo sind die Informationen, was müssen wir konkret tun, was ist der nächste Schritt?)
• Schritt 10: Prozess und Dokumentation optimieren
  (hat etwas beim letzten Schritt nicht funktioniert? Na dann, Prozess and Dokumentation verbessern… und verbessern… und verbessern)

Schritt 1: Bedürfnisse und Situation

Bedürfnisse des Kunden

Wir gehen davon aus, dass wir das Bedürfnis des CEOs bereits kennen und werden dies anhand eines Vorschlags validieren.

Die Situation sieht im Moment folgendermassen aus:

Situation Firma

Es handelt sich um ein KMU mit

• 1 Standort
• 11 Mitarbeitenden
• 4 Abteilungen

Situation Daten

Wir haben zwar kein Personalinformationssystem, arbeiten aber mit der KML («Kleine Mitarbeiter-Liste»). Es handelt sich um eine Excel-Tabelle mit oft benötigten Mitarbeiter-Daten. Diese Liste wurde auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüft (es gab einmal eine Dossierschrank-Pizzaparty…) und die Daten werden regelmässig aktualisiert.

Wir müssen die Daten auch nicht aus der KML exportieren. Zumindest am Anfang werden wir einfach eine (Lese-)Verbindung zur KML einrichten.

Situation Tools

Da wir bewusst ein MVP anstreben, sollten wir alles mit Excel machen können (Power Query, Pivot Tabellen, Grafiken).

Im Moment müssen wir uns also keine Gedanken machen zu Datenbanken, Power BI oder Tableau, R oder Python und schon gar nicht über Machine Learning.

Schritt 2: Erarbeitung eines Vorschlags

Mögliche Argumentation

Wenn wir dem CEO einen Vorschlag machen, wird er wahrscheinlich sofort an möglichst viele zusätzliche Dinge denken, die wir ebenfalls rapportieren könnten. Wir wollen aber in erster Linie unseren Aufwand verringern und uns deshalb auf das Minimum beschränken.

Unsere Argumentation wird also sein:

Lieber CEO, hier ist, was wir dir sehr schnell und von jetzt an regelmässig liefern können. Wir können natürlich auch mehr machen, aber das wird länger dauern. Und in der Zwischenzeit werden wir dir auch keine Ad hoc Reports mehr liefern können.

Vorschlag zu liefernde Daten

Deshalb werden wir folgendes vorschlagen:

• wir liefern einen monatlichen Report
• Anzahl Mitarbeitende pro Monat (ohne FTE) und pro Abteilung
• pro Kalenderjahr (nicht rollend über die letzten 12 Monate)

Vorschlag Darstellung Report

Um keine Zeit zu verlieren zeichnen wir den Report auf ein Blatt Papier und schicken ihn als Foto mit dem Vorschlag. Der CEO ist da nicht kompliziert und schätzt Effizienz, solange man auch effektiv ist.

Wir präzisieren noch, dass er den Report als pdf-Datei erhalten wird. Wir können ihm natürlich gerne etwas zusammenstellen, wo er mit Datenschnitten und so herumspielen kann, aber das dauert dann einfach etwas länger…

Schritt 3: Vereinbarung des Auftrags mit dem Kunden

Der CEO fragt nach, ob wir den Report auch nach Standorten machen können. Wir sind ja dabei, eine andere Firma zu akquirieren. So wären wir schon vorbereitet.

Wir antworten, dass wir das natürlich gerne tun können. Es dauert dann einfach etwas länger und…

Prompt kommt die Antwort:

«Okay cool, das passt so!»

Wir speichern dann seine E-Mail auf dem Fileserver ab. Es war uns wichtig, dass er uns schriftlich bestätigt, dass er mit unserem Vorschlag einverstanden ist. Man weiss ja nie…

Wie geht es weiter?

Im nächsten Teil beschäftigen wir uns mit Phase 2. Das wird spassig, denn dann können wir richtig loslegen und die Daten mit Power Query bearbeiten.